رسانه قطب‌نما: «هر ریالی که از راه فروش به دست می‌آورید، درصد کمی سود نصیب‌تان می‌کند؛ اما هر ریالی که پس‌انداز می‌کنید سود خالص است»؛ این جمله وسوسه‌برانگیز سرآغاز تمایل همه کسب‌وکارها به کاهش هزینه است. کسب‌وکارها به دلایل متعددی همچون قیمت‌گذاری رقابتی‌تر محصولات یا خدمات، بهبود عملکرد مالی، ارائه خدمات بهتر به مشتری، افزایش مالیات، تورم و غیره همواره تمایل دارند هزینه‌های خود را کاهش دهند، اما کاهش هزینه به همین راحتی‌ها نیست و گاهی مثل یک شمشیر دولبه عمل می‌کند.
بگذارید با یک خاطره این موضوع را روشن‌تر کنیم. کسی تعریف می‌کرد که در سفرهای کاری خود به یک شهر، همواره در یکی دو هتل مشخص اقامت داشته. در یکی از این هتل‌ها، کارمند بخش پذیرش به او گفته بود که به‌ازای هر یادداشت رضایتی که از مهمانان دریافت می‌کند، پاداش می‌گیرد. به‌همین خاطر همواره از آشپز هتل می‌خواهد تا با سرو میان‌وعده‌های جذاب، نظر مهمانان را جلب کند. هتل دوم اما تصمیم گرفته بود تا جای ممکن هزینه‌ها را کاهش دهد و وقتی از کارمند بخش پذیرش سوال کرده بود که چرا در زمان تخفیفات هتل، ظرف‌های میان‌وعده که اغلب به‌طور معمول سرو میشود، خالی است، به او گفته بود که مدیریت هتل دستور داده تا جای ممکن هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهیم! دوستی دیگر نیز می‌گفت سال‌ها مشتری یک رستوران تایلندی محبوب بود که مرغ‌های سوخاری خوشمزه‌ای سرو می‌کرد. وقتی این رستوران برای کاهش هزینه خود، کارمندانش را تعدیل کرد، اگرچه در ظاهر چیزی تغییر نکرده بود اما آنچه می‌خوردید دیگر طعم مرغ نداشت و رستوران رفته‌رفته مشتریان چندین و چند ساله خود را از دست داد.
این‌ها نمونه‌هایی از کاهش هزینه است که می‌تواند به کسب‌وکار آسیب بزند. اما چطور می‌توان همزمان با کاهش هزینه از این اتفاق جلوگیری کرد؟
هزینه چیست؟
منظور از هزینه (Expense) در یک کسب‌وکار، مخارجی است که یک واحد تجاری برای ایجاد درآمد انجام می‌دهد. هر کسب‌وکاری انواع مختلفی از هزینه‌ها را دارد. به‌طور مثال، منظور از هزینه‌های جاری، هزینه‌های عادی و تکراری در مقابل دریافت کالا و خدماتی است که برای عملیات جاری سازمان و نگهداری اموال آن ضروری است. هزینه‌های سرمایه‌ای نیز مخارجی هستند که انجام آن‌ها موجب ایجاد یا افزایش اموال و دارایی‌های ثابت میشود.
هدف نهایی هر کسب‌وکاری، سودآوری است و این امر تنها با افزایش درآمد و کنترل هزینه‌ها محقق میشود. صاحبان کسب‌وکارها همواره در کنار راه‌هایی برای افزایش درآمد، هزینه‌ها را نیز بازبینی می‌کنند تا بتوانند با کاهش یا حذف هزینه‌های غیرضروری، سودآوری خود را به حداکثر برسانند. با این حال، کدام هزینه‌ها ضروری و کدامیک غیرضروری است؟ آیا کاهش حداکثری هزینه‌ها همیشه سودآور است؟
هزینه‌هایی که «نباید» حذف کنید
۱. استخدام افراد مستعد
به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار، به‌راحتی می‌توانید افراد کم‌تجربه را استخدام کنید و حقوق کمتری به آن‌ها بدهید؛ اما هیچ چیز نمی‌تواند جایگزین افراد با استعدادی شود که نه تنها کارشان را انجام می‌دهند، بلکه به تیم و کسب‌وکار شما ارزش متفاوتی می‌بخشند. هزینه‌ای که صرف استخدام افراد مستعد می‌کنید، ممکن است در ابتدا به صورت مستقیم هزینه‌ها را کاهش ندهند و حتی به افزایش آن بیانجامد، اما در درازمدت حتما به سود شما خواهد بود.
۲. حفظ کارکنان فعلی
حفظ نیروهای کاری موضوعی است که بسیاری از صاحبان کسب‌وکار بودجه کافی برای آن ندارند و اغلب با اینکه افراد مناسبی را استخدام می‌کنند اما در نهایت رقبا این نیروهای ارزشمند را به‌سوی خود جذب می‌کنند. این در حالی است که جایگزینی این افراد یا آموزش نیروی جدید، نه‌تنها هزینه را در درازمدت افزایش می‌دهد بلکه سبب میشود تا زمان و بهره‌وری را از دست بدهید.
۳. آموزش
کسب‌وکارها اغلب تمایل دارند به‌جای آموزش، هزینه‌های بازاریابی را افزایش دهند؛ اما پول کافی برای استخدام یک مشاور کاربلد اختصاص نمی‌دهند تا به آن‌ها کمک کند یک بازاریابی کارآمد داشته باشند. به یاد داشته باشید که بازاریابی فوق‌العاده موثر است، ولی رشد سریع بدون داشتن آمادگی گاهی می‌تواند منجر به ایجاد مشکلات پیش‌بینی نشده شود. مشورت با یک متخصص و ایجاد برنامه‌ای برای آموزش چگونگی مدیریت و جذب مشتریان جدید، نه تنها هزینه نیست بلکه یک سرمایه‌گذاری عاقلانه است.
۴. حضور در رسانه‌های اجتماعی
حتی در سال ۲۰۲۲ بسیاری از صاحبان کسب‌وکار همچنان در برابر سرمایه‌گذاری و هزینه برای یک استراتژی حرفه‌ای و همه کاناله (Omni Channel) برای حضور در رسانه‌های اجتماعی مقاومت می‌کنند و بازگشت سرمایه ناشی از برندسازی شخصی و رسانه‌های اجتماعی را دست کم می‌گیرند. این اشتباهی است که در درازمدت نه‌تنها هزینه‌ها را کاهش نخواهد داد، بلکه هزینه‌های بزرگ‌تری ایجاد می‌کند.
۵. بازاریابی موثر و سازگار
وقتی شرایط سخت است، بازاریابی معمولا اولین کاری است که باید انجام شود؛ اما بازاریابی موفق نیاز به زمان و ثبات دارد. بازاریابی موثر و منسجم می‌تواند تاثیر مثبت و قابل توجهی بر درآمد و رشد کسب‌وکار داشته باشد.
۶. نرم‌افزارهای حسابداری و مالی
داشتن یک نرم‌افزار حسابداری و کارمندان یا مشاوران حسابدار کاربلد بسیار مهم است. گاهی رهبران کسب‌وکارها فکر می‌کنند این هزینه‌ها اضافی است؛ در حالی که این داده‌های مالی قلب کسب‌وکار شما به حساب می‌آید. بی‌ارزش دانستن فعالیت‌های مالی و حسابداری می‌تواند فرصت رشد را کند یا متوقف کند.
۷. کمک‌گرفتن از کارشناسان مالیاتی
یکی از خدماتی که کسب‌وکارها معمولا تمایل ندارند برای آن هزینه کنند، کمک‌گرفتن از یک متخصص در زمینه مالیات است. قوانین مالیاتی بسیار پیچیده است و مشاوره با یک متخصص می‌تواند تاثیر قابل ملاحظه‌ای بر جریان خالص نقدی شرکت داشته باشد.
۸. یک تیم فناوری قوی
فناوری باید به‌عنوان یک سرمایه‌گذاری در نظر گرفته شود، نه هزینه. هنگامی که تیم فناوری به اوج عملکرد خود می‌رسد، کسب‌وکارتان می‌تواند به پتانسیل رشد بسیار بیشتری دست یابد.
۹. سرمایه‌گذاری روی رشد
ایجاد تعادل بین هزینه‌ها و رشد، چالش برانگیزترین موضوع هر کسب‌وکاری است. اکثر کسب‌وکارها بودجه کافی برای بازاریابی، روابط عمومی، بهبود محصول، نوآوری و غیره و در یک کلام سرمایه‌گذاری روی رشد ندارند. رشد یک کسب‌وکار به‌معنای ریسک کردن برای ورود به عرصه‌های جدید و جریان‌های درآمدی نو است و اغلب یعنی یک قدم به عقب و دو قدم به جلو رفتن.
۱۰. امنیت سایبری
مهم نیست چه کسب‌وکاری دارید؛ هکرها تنها یک چیز می‌خواهند: داده. روی کنترل‌های امنیتی مناسب سرمایه‌گذاری کنید و تا حد امکان از خدمات ابری مانند گوگل، آمازون یا مایکروسافت استفاده کنید.
۱۱. پیشگیری از اختلاس
مقرون‌به‌صرفه‌ترین راه برای محدود کردن زیان، جلوگیری از اختلاس از طریق کنترل‌های داخلی، عطف‌گذاری متقابل در حسابرسی، تصمیمات مدیریتی و گزارش‌های مالی است.
۱۲. نرم‌افزار ارتباط با مشتری (CRM)
برای هر کسب‌وکاری بسیار سودمند است که از پلتفرم CRM خود استفاده کند. کسب‌وکارها باید یک کارمند ثابت برای مدیریت پلتفرم CRM خود در نظر بگیرند که گزارش‌های روزانه از تجربه مشتری و توسعه ارائه دهد. سرمایه‌گذاری روی CRM در واقع سرمایه‌گذاری روی آینده است.
هزینه‌هایی که «باید» مدیریت کنید
۱. هزینه محل استقرار شرکت
با پیشرفت تکنولوژی و دسترس‌پذیری، بسیاری از کسب‌وکارها در حال حرکت به‌سوی محیط‌های کار هیبریدی (ترکیب دورکاری و کار حضوری) هستند. در این شرایط کوچک کردن دفتر یا جابجایی می‌تواند سودمند باشد. به این ترتیب، کارکنان انعطاف بیشتری دارند و کارفرمایان می‌توانند هزینه‌های عملیاتی و تجاری خود را کاهش دهند.
۲. تعدیل نیرو یا برون‌سپاری؟
آیا می‌توان برخی از کارهای عملیاتی را با شرکت‌های ثالث یا نرم‌افزارهای کاربردی جایگزین کرد؟ یکی از راههای کاهش تعداد نیروی کار و در عین حال حفظ بهره‌وری، خودکار کردن فرآیندهایی است که به تلاش انسانی نیاز ندارند. البته اتوماسیون در کوتاه‌مدت پرهزینه است و باید بررسی کنید بین هزینه نیروی کار (از جمله مرخصی با حقوق، بیمه درمانی و غیره) و اتوماسیون کدامیک به‌صرفه‌تر است.
۳. بخش‌های بدون ارزش افزوده
حوزه‌هایی که زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهند، دوباره بررسی کنید. در اغلب شرکت‌ها، هزینه زیادی صرف حقوق کارکنان میشود؛ بنابراین کارکنان سهم زیادی در بهبود کارایی هر کسب‌وکار دارند. اما اگر مشتری یا عملیاتی وقت زیادی از کارکنان گرفته و تعادل کارشان را به هم می‌ریزد اما ارزش افزوده‌ای ندارد، از حذف آن‌ها نترسید.
۴. هزینه‌ها و کارایی بازاریابی رسانه‌های اجتماعی
پیش از این به رسانه‌های اجتماعی به‌عنوان یک هزینه ضروری پرداختیم اما صاحبان مشاغل باید همواره هزینه و کارایی بازاریابی رسانه‌های اجتماعی خود را بررسی کنند. به عنوان مثال، به‌روزرسانی جدید iOS، هدف قرار دادن مستقیم کاربران در فیسبوک را دشوارتر می‌کند. بنابراین اگر تاثیرگذاری شرکای شما در رسانه‌های اجتماعی و توانایی آن‌ها برای انطباق با محیط را ارزیابی نکنید، ممکن است تنها بیهوده هزینه کرده و دستاوردی نداشته باشید.
۵. هزینه‌های حسابداری
بررسی کنید آیا با سپردن عملیات حسابداری به شرکت‌ها یا افراد ثالث می‌توانید هزینه‌های خود را کاهش دهید یا استخدام یک حسابدار داخلی به‌صرفه‌تر است؟
۶. پوشش‌های مختلف بیمه
هر کسب‌وکاری ممکن است پوشش‌های بیمه‌ای داشته باشد که به‌دلیل تغییر ساختار شرکت دیگر نیازی به آن‌ها نیست.
۷. مصرف انرژی
مصرف انرژی خود را بررسی کنید. با انتقال به فرمت‌های دیجیتال، نیاز به چاپ اسناد را کاهش دهید. صرفه‌جویی در انرژی برای کاهش هزینه‌های بلندمدت هم برای خودتان و هم برای محیط‌زیست بسیار خوب است.
چگونه هزینه‌ها را کاهش دهید؟
راههای مختلفی برای کاهش هزینه‌های غیرضروری وجود دارد:
۱. بودجه‌بندی برمبنای صفر
یکی از استراتژی‌های کلیدی برای کاهش هزینه‌های بیهوده، بودجه‌بندی برمبنای صفر (ZBB) است. در فرآیند معمول تهیه بودجه، هزینه سال پیش به‌عنوان نقطه آغاز در نظر گرفته میشود اما بودجه‌بندی برمبنای صفر، تعدیل مجدد هر فعالیت از مبنای صفر است و برای هر فعالیت و یا برنامه باید توجیهی وجود داشته باشد. اگر رویکرد ZBB بخشی از فرهنگ سازمانی هر کسب‌وکاری باشد، می‌تواند از نظر کاهش هزینه‌های عملیاتی، به ویژه فروش و هزینه‌های عمومی، تاثیرات قابل توجهی داشته باشد.
۲. تمرکز بر صورت‌های مالی فصلی
صورت‌های مالی کسب‌وکار خود را هر ۳ ماه یک‌بار بررسی کنید. فهرستی از هزینه‌ها را به ترتیب اهمیت فعالیت‌های درآمدزا ایجاد و آن‌هایی را که اهمیت کمتری دارند، حذف کنید.
۳. اتخاذ تصمیمات شفاف
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌ها، شفافیت ۱۰۰ درصدی در مخارج است. اگر حسابداری دقیقی داشته باشید، می‌توانید هر هزینه بی‌ارزشی را شناسایی و حذف کنید یا تغییراتی در محصولات مختلف ایجاد کنید که راه‌حل‌های تلفیقی ارائه می‌دهند. به‌عنوان مثال، ممکن است چندین نرم‌افزار داشته باشید که می‌توانند در یک محصول ادغام شوند.
۴. ادغام تامین‌کنندگان
تجمیع تامین‌کنندگان اقلام مشابه برای دریافت تخفیف را بررسی و هزینه‌های برون‌سپاری را که می‌توان در داخل شرکت انجام داد، حذف کنید.
۵. شناسایی فرآیندهای بدون ارزش افزوده
بررسی کنید کدام یک از فرآیندهای فعلی کسب‌وکارتان ارزش افزوده‌ای به محصول نهایی اضافه نمی‌کند. اگر بسیاری از فرآیندها ارزش دارند یا ضروری هستند، آن‌هایی که کارآمدی کافی ندارند را پیدا کنید و بهبود ببخشید.
۶. بررسی صورت‌حساب دوره‌ای هر سال
اشتراک‌ها، عضویت‌ها و ابزارها را هر سال ارزیابی و آن‌هایی را که دیگر سودی برای‌تان ندارد، لغو کنید.
۷. اولویت‌گذاری فناوری‌ها
استفاده از ابزارهای فناوری که همه چیز را کارآمدتر می‌کنند، همواره وسوسه‌کننده است اما گاه پس از چند ماه متوجه می‌شوید از برخی ابزارها استفاده نمی‌کنید یا به درستی از آن استفاده نمی‌شود. به این ترتیب، ابزارهای فناوری خود را ارزیابی و مواردی را که استفاده نمی‌شود، حذف کنید.
۸. استفاده از ابزارهای مدیریت هزینه
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت هزینه سبب میشود تا بتوانید با دید روشن‌تری مخارج و هزینه‌های اضافی را شناسایی کنید.
۹. تشویق به بهره‌وری بالاتر و مدیریت زمان
به‌خاطر داشته باشید مدیریت زمان درست مثل پس‌انداز است. با مدیریت زمان می‌توانید بهره‌وری را نیز افزایش دهید. این کار سبب میشود تا با تیمی کوچک‌تر، چابک‌تر و کارآمدتر هزینه‌ها را کاهش دهید.
«خوب، بد، زشتِ» کاهش هزینه‌ها
برخی کسب‌وکارها اغلب کاهش هزینه را بدون داشتن یک چشم‌انداز کلی از تأثیر آن بر رضایت کارکنان و مشتریان انجام می‌دهند. مراقب پیامی که با کاهش هزینه به کارمندان و مشتریان می‌دهید، باشید؛ چرا که هیچ‌کس دوست ندارد سوار یک کشتی شود که در حال غرق شدن است.
زمانی که هزینه‌ها را بدون در نظر گرفتن تاثیر آن بر کارمندان، مشتریان و وفاداری آن‌ها کاهش می‌دهید، در واقع مسیر کوتاهی را انتخاب می‌کنید که در بلندمدت نتایج ضعیفی را نصیب‌تان می‌کند. این در حالی است که شرکت‌های موفق به‌ندرت بر سر قیمت یا کمترین هزینه رقابت می کنند. اگر بر ارائه یک ارزش خاص و ویژه تمرکز کنید، وفاداری کارمند و مشتری به شما کمک می‌کند تا به قله‌های جدیدی برسید.
در نهایت اگر بتوانید همزمان با کاهش هزینه‌ها، کیفیت محصول یا خدمت خود را حفظ کنید یا بهبود دهید و بدون اینکه تاثیر منفی بر مشتری داشته باشید، ارزش افزوده بیشتری ارائه دهید، بدون شک کار درست را انجام داده‌اید. تلاش خود را بر نقاطی متمرکز کنید که بتوانید بیشترین ارزش را برای مشتریان فعلی و آینده خود بیافرینید.
آیا تا به حال شرایطی را تجربه کرده‌اید که کاهش هزینه‌ها روی کسب‌وکار شما تاثیر داشته باشد؟
آخرین مطالب کارآفرینی و نوآوری را از «رسانه قطب‌نما» دنبال کنید.
